Si quieres enviar alimentos a EE. UU., necesitas el Prior Notice. Es un documento que avisa a la FDA (la agencia que regula los alimentos y medicamentos) de que vas a importar tu mercancía. La FDA lo usa para controlar lo que entra en su país. Sin el Prior Notice, tu envío no pasará la aduana. Muchos clientes nos han pedido ayuda para rellenar el formulario de la FDA, así que hemos escrito este post para explicarte cómo hacerlo.
Pero antes de seguir, una advertencia: si eres el fabricante o el comercializador de los alimentos y nunca has exportado a EE. UU., este post no es para ti. Tienes que registrarte como fabricante en la FDA, y eso es otro proceso más complicado. Si solo vas a vender productos de otro fabricante que ya tiene número de registro en la FDA y te lo ha dado, entonces sí puedes seguir leyendo.
Si tu empresa vende productos alimenticios en Estados Unidos, como aceite, vino, conservas, especias, etc., es necesario notificar al gobierno de los Estados Unidos antes de que la mercancía pase por su aduana. Incluso si un particular compra el producto de tu empresa, se requiere el mismo procedimiento de notificación a la FDA. Para cumplir con esta notificación, se debe completar la Prior Notice en la página web de la FDA, lo que incluye los correspondientes Web Entries. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el cumplimiento de la FDA y la realización de todos los pasos necesarios no garantiza que el envío atraviese la aduana, ya que la FDA puede rechazar los productos y envíos que considere necesarios. Es esencial que este documento y toda la documentación obligatoria necesaria acompañen el envío, ya que, de lo contrario, es seguro que el envío no pasará por la aduana de los Estados Unidos.
¿Qué significa «Web Entry» y «Prior Notice»?
La documentación necesaria para presentar ante la FDA consta de dos partes: completar una «Web Entry» y completar una o varias «Prior Notices».
- La «Web Entry» es el formulario donde se proporcionan a la FDA los datos de:
- El Importador: persona o empresa que recibirá la mercancía en EE. UU.
- El Fabricante: empresa que fabrica el producto a vender, la cual debe tener un número de registro de FDA asignado. Si el propio vendedor es el fabricante, el proceso de registro es diferente y requiere asistencia adicional.
- El gestor: persona o empresa responsable de cumplimentar el formulario de la FDA, que puede ser el fabricante, el importador o una entidad independiente. Si el vendedor se dedica a comprar mercancía para luego revenderla, el gestor no coincidirá con ninguno de los anteriores.
Este proceso de registro es útil para aquellos que desean vender productos de otros fabricantes, que ya están registrados en la FDA. Spainbox está registrado como gestor y puede ayudar en el trámite de importaciones a EE. UU.
Para ilustrar el proceso de registro en la FDA, tomemos como ejemplo una empresa que fabrica aceite de oliva marca »OLIVEOIL» y desea enviarlo a Estados Unidos. Si eres el fabricante, debes seguir un proceso de registro diferente al que se describe aquí, ya que es más largo y laborioso. Por lo tanto, te recomendamos contactarnos para recibir información sobre cómo proceder.
Si tu empresa está ubicada en Estados Unidos y has comprado el aceite de oliva al fabricante en España, y este te pide que completes la FDA, necesitas ser un gestor registrado para hacerlo. Sin embargo, esto solo se aplica si el fabricante de »OLIVEOIL» ya se ha registrado en la FDA y te ha proporcionado un número de registro. De lo contrario, necesitarás seguir un proceso diferente.
Finalmente, si tu empresa se dedica a comprar aceite de oliva al fabricante español para venderlo en Estados Unidos, y el fabricante ya tiene un número de registro en la FDA que te ha proporcionado, necesitarás ser un gestor registrado para completar la FDA. Este post también será útil para ti. En resumen, si eres el fabricante, contáctanos para obtener más información, pero si eres el gestor o el importador, puedes seguir los pasos descritos en este post sin problemas.
- El apartado de Prior Notice es donde proporcionamos a la FDA información detallada sobre la mercancía que se enviará, como su contenido, embalaje, restricciones comerciales, formato y cantidad, entre otros aspectos importantes.
Con esta información en mente, podemos proceder a completar el formulario de la FDA.
PASO 1: Cómo registrarse como gestor en la FDA (Food and Drugs Administration) de EEUU
Como se mencionó anteriormente, tanto el fabricante como el gestor deben estar registrados en la FDA. Si el fabricante es una empresa ajena a nosotros, es su responsabilidad registrarse y proporcionarnos su número de registro de la FDA. Si el fabricante no tiene un número de registro de la FDA, no se podrá realizar el envío a los Estados Unidos, ya que no se podrá completar el formulario. En el caso de que la empresa fabricante de tu producto ya tenga un número de registro de la FDA y lo conozcas, la FDA ha publicado recientemente una guía en español sobre cómo registrarse en su sitio web, la cual puedes encontrar en el siguiente enlace:
http://www.fda.gov/Food/GuidanceRegulation/FoodFacilityRegistration/ucm114184.htm
El proceso para acceder al sistema de Notificación Anticipada de la FDA es muy sencillo. Primero, debes dirigirte a la sección de «Login – Crear una Nueva Cuenta» y solicitar el acceso a la Interfaz del Sistema de Notificación Anticipada. A continuación, deberás proporcionar el nombre, dirección y teléfono de la persona de tu empresa que se encargará de realizar las notificaciones, y aceptar el Título 18. Después, revisa la información y haz cualquier modificación necesaria antes de aceptarla. Finalmente, el sistema te proporcionará un número de notificación anticipada, el cual necesitarás junto con tu nombre de usuario y contraseña para acceder a la página de la FDA.
PASO 2: PASOS PARA HACER LA WEB ENTRY
La página web de la FDA es esta: https://www.access.fda.gov/
Pulsamos en Log-In y esta es la página a donde nos deriva:
Introducimos el Account ID y la Password que hemos elegido en el proceso de registro y seleccionamos »I understand».
En esta página debemos seleccionar »Prior Notice System Interface»
Aquí pinchamos en »Create New Web Entry», ya que siempre se comienza por aquí. No se puede hacer primero crear la Prior Notice y después el Web Entry, debe seguirse este orden.
En esta página seleccionamos el tipo de »Web Entry» que vamos a realizar. En este tutorial vamos a tomar de ejemplo, el envío de dos botellas de aceite de otro fabricante distinto a nosotros a una empresa de Estados Unidos mediante un Courier aéreo*. Por ello, seleccionamos »Consumption, Express Courier».
* ¿Por qué un Courier aéreo? La misma FDA recomienda que en los productos de tipo alimentario se envíen mediante Courier aéreo para preservar la calidad y el buen estado de la mercancía. La FDA parte de la base de que los productos alimentarios suelen ser perecederos y, por tanto, este sistema es el más rápido y el que mejor preserva la calidad de la mercancía. Sin embargo, si el producto lo permite, se puede escoger el método de transporte que uno desee, siempre y cuando se encuentre dentro de las opciones que permite elegir la FDA en su desplegable.
Se nos abre esta nueva página. Aquí debemos seleccionar la casilla de »Not Know».
En este ejemplo, el transportista que vamos a utilizar va a ser FedEx*. Nosotros ya sabemos el puerto de entrada de FedEx en Estados Unidos, que es Tennesse, por lo que lo seleccionamos en el desplegable en »State». Pulsamos en »Find Port Code».
*Nosotros solemos trabajar con FedEx o con UPS ya que al ser empresas de transporte norteamericanas suelen dar un mejor servicio y un mejor precio en los envíos a EEUU. Sin embargo, se puede utilizar la empresa de transporte que uno desee siempre y cuando la FDA lo permita. El puerto de entrada de UPS es Louiseville.
Seleccionamos el puerto de Memphis, que es el utilizado por FedEx.*
*El puerto de UPS es Kentucky.
y ya se nos rellena en la página anterior el »OR Port Code».
En »Are you the submitter for this Web Entry?» Seleccionamos »Yes». Como nuestra empresa es de España, cambiamos en el desplegable el país a »Spain» y pulsamos en »Enter Submitter». En el formulario que nos aparecerá, introducimos los datos de nuestra empresa y pulsamos »Save». En el campo »Are the importer the same as the submitter?» Seleccionamos »No» ya que nosotros estamos realizando la FDA para exportar a otra empresa, no somos quienes realizamos la importación. A continuación introducimos los datos del importador en EEUU.
Como resultado nos quedará esto:
Submitter somos nosotros, (atención, datos ficticios) »Exporting Olive Oil S.L». También aparece un nombre de contacto así como teléfono, fax y correo electrónico.
Importer es la empresa de EEUU a quién enviamos el aceite, en este caso »Importing Olive Oil Ltd».
Como el aceite va por servicio Courier aéreo, lo seleccionamos en el último desplegable »Mode of Transportation».
Pulsamos »Enter Carrier»
Aquí sabemos que el »IATA Code» de FedEx es »FX» y el »Carrier Name» es »Federal Express». También deberemos introducir el número de seguimiento del envío en »Airway Bill or Tracking Number». Pulsamos »Save».
Nos aparecerá esta pantalla para revisar los datos y asegurarnos de que todo está correcto. Aceptamos y vamos a la creación de una »Prior Notice».
PASO 3: CÓMO RELLENAR UNA PRIOR NOTICE
Nos aparecerá esta ventana al continuar desde la anterior.
En »Country from which the Article is Shipped» seleccionamos »Spain». En »Product information» pulsamos »Search» para proceder a buscar el artículo que vamos a enviar, aceite de oliva virgen extra.
Aquí efectuamos una búsqueda del producto y seleccionamos cómo va envasado y el proceso aplicado para ponerlo a la venta.
Introducimos unidad base de medida, en este caso el formato es 500 ml por botella. Abajo, ponemos cuánta cantidad, en este caso 2 botellas, y seleccionamos qué tipo de botellas son. Pulsamos »Calculate». Guardamos y avanzamos a la siguiente página.
En esta página introducimos el país del »Manufacturer» y el »Manufacturer» que es quien fabricó el aceite que vamos a enviar. Pulsamos »Enter Manufacturer».
Introducimos los datos del fabricante del aceite de oliva, en este caso, »Olive Oil S.A.».
En »Shipper» introducimos España ya que lo enviamos nosotros y pinchamos en »Enter Shipper».
Como nosotros somos el »Submitter» y el »Shipper» de la mercancía, en el desplegable »Shipper same Facility as:» seleccionamos »Submitter».
En »Owner» seleccionamos quién es el dueño del aceite que vamos a enviar, en este caso, es el mismo que el »Manufacturer».
Por último, debemos introducir quién es el consignatario último, en este caso el importador.
Con estos datos, ya tenemos terminada nuestra FDA. Pulsamos en »Submit Prior Notice», revisamos los datos y si están correctos, pulsamos »YES».
Nos aparecerá esta ventana en la que nos pregunta que si ya queremos finalizar la Web Entry. Si ya hemos rellenado todos los datos y no vamos a incluir ningún producto más en el envío, podemos pulsar »YES». Arriba nos aparece el número de Prior Notice »PN», que es bastante conveniente conservar para futuras referencias.
Por último, deberemos imprimir 3 copias del sumario para incluirlo en el envío de la mercancía. Hacemos click en »PRINT SUMMARY».
PASO 4: DOCUMENTACIÓN QUE DEBE IR EN NUESTRO ENVÍO
Esta documentación debe incluir tres copias de la factura de venta de la mercancía, ya sea una factura comercial o una factura proforma. Si tiene preguntas sobre cómo crear esta factura, puede consultar nuestro enlace en línea.
Guía para crear facturas comerciales y proformas en procesos de importación o exportación
En la factura es muy conveniente introducir el número de sumario de nuestra FDA, para evitar problemas posteriores con la aduana, como por ejemplo que nos comuniquen que no la han recibido. Una vez hecha nuestra factura, grapamos cada una de las copias a cada una de las copias del sumario que hemos realizado. De esta manera, tendremos tres lotes de documentación iguales, cada uno con una factura y un sumario.
Esta información debe adjuntarse en la bolsa que contiene la etiqueta en el envío (pegada a la caja/cajas), y esta bolsa es preferible que se pueda abrir mediante cierre de seguridad, ya que en las aduanas se irán quedando con las copias de esta documentación.
Si tenéis alguna duda o algún aspecto que nos haya quedado poco claro en nuestra explicación, teneis alguna experiencia que compartir, o deseáis preguntarnos acerca de vuestro caso en concreto, podeis comentarlo en este articulo.
